Actualmente, las empresas necesitan herramientas que les permitan un espacio colaborativo y productivo para sus empleados, como también para sus clientes y/o proveedores. La mejor solución a esta necesidades es pasar a soluciones cloud.
A día de hoy, cuando se trata de suites de productividad empresarial las mejores soluciones vienen de la mano de Microsoft con Microsoft 365 y Google con Google Workspace. Office, la suite de Microsoft, dominó el mercado durante años hasta finales de los 90 y principios de los 2000. Luego, Google apareció con Docs y Spreadsheets en 2006 y los combinó con otros servicios comerciales para formar la suite Google Apps, que finalmente se ha convertido en Google Workspace.
Por lo tanto, no es tarea fácil decidir qué suite es la más adecuada para su empresa. En este artículo, analizaremos las dos herramientas e intentaremos ayudar en conocer cual se puede adaptar mejor a sus necesidades
¿Por qué necesita su empresa en una suite ofimática?
Estas son algunas de las muchas razones por las que una empresa debería invertir en una suite ofimática:
- Comunicación optimizada: optimizan la comunicación en la empresa a través de un sistema centralizado con videoconferencia, mensajería instantánea y uso compartido de documentos.
- Continuidad comercial: con el almacenamiento de archivos en la nube, las empresas pueden operar como de costumbre, incluso frente a rotura de equipos. Pase lo que pase con los dispositivos físicos, sus datos siempre están seguros en la nube.
- Colaboración centralizada: tanto Google Workspace como Microsoft 365 permiten compartir calendarios, contactos, documentos y buzones de correo para una colaboración ágil entre los miembros del equipo.
¿Qué forma Google Workspace?
Google Workspace incluye un conjunto de aplicaciones de productividad entre las que destacamos: Gmail, Google Meet, Calendar, Docs, Drive, Slides, Sheets y más.
El mantra de Google a través de Google Workspace es brindar simplicidad, utilidad y flexibilidad a los espacios de trabajo.
Beneficios de implementar Google Workspace
A la hora de implementar Google Workspace destacamos los siguientes beneficios:
- Accesibilidad 24/7: acceda a sus archivos y datos alojados en la nube desde cualquier lugar. Con las funciones sin conexión de Google Workspace, ni siquiera tiene que estar conectado a Internet para acceder a los datos o trabajar. El nivel de servicio que proporciona la plataforma es del 99,9 %
- Fácil administración: la consola de administración de Google Workspace permite a los administradores supervisar la actividad de la empresa. Con informes sobre la actividad de los usuarios, los administradores pueden obtener información crítica sobre el contenido creado, la productividad del equipo y las posibles amenazas de seguridad de dispositivos específicos.
- Gestión fluida de los datos: Google Workspace ofrece funciones intuitivas de migración de datos para moverlos de forma segura entre dispositivos y servidores.
¿Qué nos ofrece Microsoft 365?
Las principales herramientas de productividad de la suite Microsoft 365, son Microsoft Outlook, Word, Excel y PowerPoint.
Microsoft 365 ofrece las versiones SaaS de estas herramientas de productividad, así como instalaciones independientes para uso local.
En general podemos decir que Microsoft con su suite Microsoft 365 ofrece una amplia gama de características y funcionalidades más sofisticadas que Google Workspace, pero ello no indica que siempre sea la mejor solución.
Beneficios de implementar Microsoft 365?
Estos son algunos de los beneficios de Microsoft 365:
- Funciones de seguridad: Microsoft 365 permite la autenticación multifactor para todos los usuarios. Utiliza IA para aprender el comportamiento de cada usuario y marca cualquier actividad sospechosa.
- Más espacio de almacenamiento: Microsoft 365 ofrece 1 TB de espacio de almacenamiento en la nube para cada usuario en todos los planes. Google Workspace ofrece 30 GB por usuario en su plan básico, aunque en los planes de pago se puede llegar a espacio ilimitado
- Herramientas conocidas: si ya trabaja con herramientas de Microsoft y desea pasar a un modelo cloud, Microsoft 365 sería la opción con una menor curva de aprendizaje
Comparación de características entre Microsoft 365 y Google Workspace
Comparemos características y apps de las dos soluciones
Facilidad de uso
Google generalmente elige la facilidad de uso sobre el diseño, lo que significa que sus herramientas no están destinadas a complacer la vista como las de Microsoft. Sin embargo, funcionan a la perfección para generar efectividad, productividad y colaboración.
Microsoft 365 incluye todo lo que cualquier persona necesita en su paquete de productividad de oficina a expensas de la experiencia del usuario. Sin embargo, dado el factor de familiaridad, si sus empleados ya están familiarizados con las aplicaciones de Microsoft, es posible que Microsoft 365 sea su mejor solución.
Outlook vs Gmail
Microsoft 365 tiene un límite de almacenamiento de 50 GB en cada plan comercial. Este límite es independiente del almacenamiento general en la nube general, a diferencia de Google Workspace, lo que significa que los archivos adjuntos de correo electrónico no ocupan espacio en OneDrive.
En cambio, Google Workspace ofrece un plan de almacenamiento por usuario agrupado en Drive, Gmail, Chat, Docs y otros servicios de Google, si bien sólo ofrece 30GB en su plan básico.
Aplicaciones
Todas las aplicaciones de Google, como Docs, Sheets y Slides, están disponibles como aplicaciones basadas en un navegador web (optimizadas para Chrome). Google no ofrece versiones de escritorio para estas aplicaciones, pero los usuarios pueden marcar archivos para acceso sin conexión para trabajar en ellos sin conectividad a Internet.
Las aplicaciones de Microsoft (Word, Excel y PowerPoint) están disponibles como aplicaciones basadas en navegador y como aplicaciones de escritorio.
Cuando los usuarios trabajan sin conexión en las aplicaciones de Microsoft 365, al igual que Google Workspace, los cambios se sincronizan automáticamente con la versión en la nube la próxima vez que se conectan.
La suite de Microsoft presenta una ligera ventaja sobre Google cuando se trata de estas herramientas. La mayoría de los usuarios han usado las aplicaciones de Office de Microsoft alguna vez y están familiarizados con la interfaz. Además, las aplicaciones de Microsoft tienen un mayor número de funcionalidades, plantillas, etc.
Colaboración
Diferentes estudios han demostrado que Google Workspace es más efectivo a la hora de la colaboración en documentos por parte de diferentes miembros de un equipo, ya sean revisando y editando el mismo documento durante una reunión o editando varias personas el mismo documento a la vez.
Sin embargo, mientras que el punto fuerte de Google Workspace es su simplicidad de colaboración, Microsoft 365 viene con características progresivas, como servicios de inteligencia artificial integrados para crear documentos más pulidos.
Finalmente, está el factor de prevalencia con respecto al uso generalizado y la familiaridad de Microsoft 365 en el mundo empresarial.
Movilidad
Es bien sabido que tener la capacidad de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar mejora la productividad y la satisfacción laboral de los trabajadores. Estudios independientes realizados concluyen que Google Workspace ofrece una experiencia móvil más optimizada y sólida que Microsoft 365.
Microsoft 365 proporcionar versiones separadas de las aplicaciones, y también ofrece una sola aplicación que combina PowerPoint, Excel y Word en una aplicación llamada Office Mobile.
Ser capaz de trabajar en movimiento puede afectar significativamente la productividad y la capacidad de colaboración de un empleado. Google Workspace obtiene mejor nota en este aspecto que Microsoft 365.
Conclusiones
No hay una solución mejor que otra, sino que depende de las necesidades de cada empresa. Resumiendo, Microsoft 365 gana en mejores características del producto y Google Workspace lidera la facilitación de la colaboración. También es más ágil, ofrece una mejor experiencia de usuario en general y es más propicio para manejar mayores volúmenes de correo electrónico.
Para terminar de decidirse recomendamos que tenga en cuenta los siguientes puntos:
- Necesidades de almacenamiento de archivos
- Necesidades de almacenamiento de correo electrónico
- El entorno de trabajo actual (¿actualmente trabaja con aplicaciones de Microsoft o aplicaciones de Google?)
- Escalabilidad
- Implicaciones del departamento de TI
- Importancia de la colaboración de los miembros de los equipos
- Presupuesto
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