Todas las empresas desean reducir costes de una manera efectiva. Pero hay un área de negocio que la mayoría no tiene en cuenta cuando se trata de reducir costes, son las soluciones de impresión y su gestión.
En general los consumibles no se caracterizan por ser baratos, las impresoras a menudo se tratan como un activo desechable y se reemplazan en lugar de repararse y el número de éstas tiende a aumentar en las oficinas al buscar nuevas funcionalidades.
Para mantener bajo control los sistemas de impresión de una empresa y reducir sus costes, cada vez más se opta por los sistemas de impresión gestionados.
Los servicios de impresión gestionada son programas que contemplan la administración de sus dispositivos de impresión, incluidos escáneres, faxes y fotocopiadoras. Con ellos las empresas mejoran su eficiencia, productividad y seguridad de la información, ya que el proveedor del servicio se encarga del control del uso, la sustitución de consumibles y la satisfacción de las necesidades de impresión de la empresa.
Veamos qué beneficios nos aporta un sistema de impresión gestionado:
1. Ahorro de tiempo y mejora de la eficiencia
La cantidad de tiempo que se dedica en una oficina a tareas relacionadas con las impresoras puede ser frustrante. El proceso de imprimir, escanear, copiar o enviar por fax documentos en hardware antiguo o software mal configurado puede ser frustrante y absorber mucho más tiempo del que debería.
También hay que tener en cuenta el tiempo que se invierte por el mal funcionamiento de un dispositivo obsoleto o para reemplazar los cartuchos de tinta y tóner.
Un servicio de impresión gestionada identificará estos problemas y liberará al personal de la empresa de toda esta pérdida de tiempo.
2. Reducción de costes
Previo a la contratación del servicio de impresión gestionada, nuestros especialistas realizarán una auditoría y una evaluación exhaustivas de las necesidades de impresión para dimensionar el servicio a medida para su empresa y poder reducir al máximo los costes.
El mantenimiento de los dispositivos de impresión de manera individualizada es más costoso que tener un sistema automatizado basado en la nube para hacerlo de forma semiautomática. Los servicios de impresión gestionada monitorean con su servicio cloud los dispositivos y garantizan la entrega a tiempo de consumibles de repuesto y los mantenimientos y reparaciones necesarias.
3. Flexibilidad para cambiar
Las necesidades de impresión pueden cambiar con el tiempo. Éstas pueden verse afectadas por un crecimiento de la empresa, una reducción de personal o por la implantación del teletrabajo.
No importa la circunstancia, el proveedor del servicio de impresión ajustará los equipos a la nueva situación y se adecuarán los costes al nuevo modelo.
4. Reducción del impacto ambiental
El reciclaje de consumibles y la reducción de la cantidad de papel, electricidad y consumibles de impresión que se utilizan, es un deber de cualquier empresa que quiera reducir su impacto sobre el medio ambiente.
Con un sistema de monitoreo implementado como parte de su sistema de impresión gestionada, podrá identificar y rastrear los niveles de uso de la impresión. De esa manera, estará en una mejor posición para intervenir y reducir su huella medio ambiental.
5. Una mejor administración
No se puede administrar lo que no se puede medir. La mayoría de las PYMES no pueden realizar un seguimiento de sus costes y uso de impresión, por lo que no saben dónde y cómo gastan su dinero. Con un servicio de impresión gestionado se puede monitorizar la actividad y realizar un seguimiento de coste de cada elemento del sistema de impresión.
6. Mejora en la seguridad de la información
El robo de la propiedad intelectual y las violaciones de la seguridad de la información es un riesgo presente en cualquier empresa, este riesgo se puede minimizar con un sistema de impresión gestionada a partir de un plan de seguridad de impresión personalizado.
Esto podrá incluir recomendar procedimientos de inicio de sesión de la impresora para minimizar el robo de documentos de las bandejas de salida, incluir sistemas de eliminación de residuos y gestión de documentos e incluso la instalación de impresoras multifuncionales con función de borrado automático del disco duro y soluciones a nivel de red para reducir el riesgo de que los piratas informáticos accedan a la información.
7. Reducción de tiempos de inactividad
Para cualquier empresa es importante tener herramientas y equipos que funcionen. No poder disponer de un recurso o tener que dedicar tiempo a arreglar algo que no funciona reduce la productividad.
Un proveedor de impresión gestionada es muy consciente de esto e implantará las medidas necesarias para maximizar el funcionamiento de su entorno de impresión y asegurarse de que esté disponible.
El proveedor se encargará de realizar un mantenimiento preventivo que ayudará a prolongar la vida útil de toda su flota de impresoras. Incluso en ocasiones se ofrecen impresoras de respaldo de «intercambio en caliente» en su ubicación, en caso de que una pieza crucial del equipo se rompa inesperadamente.
¿Listo para dar el salto?
En la mayoría de los contextos, adoptar un sistema de impresión gestionada es una excelente manera de eliminar la carga del mantenimiento de las impresoras y controlar los costes del sistema de impresión.
Ahora que conoce sus ventajas, si cree que el servicio de impresión gestionada puede ser adecuado para su empresa contacte con nosotros, desde LABELTEC le prepararemos un plan a su medida
